В работе выездного заседания приняли участие более 40 человек, в том числе члены Экспертно-проверочной комиссии Минкультуры РБ, руководители и специалисты Госархива РБ, архивных отделов Администраций муниципальных образований РБ, представители организаций - источников комплектования архивного отдела Администрации Окинский район.
9 августа Госархив Республики Бурятия презентовал выставку архивных документов «По страницам нашей памяти». Затем состоялось торжественное собрание, посвященное юбилейным датам архивных служб России и Бурятии. В начале торжественного собрания участников выездного заседания поприветствовали и.о. Главы Окинского района Ринчинов Анатолий Ильич, заместитель Главы Окинского района по социальному развитию Халуева Оксана Хамацыреновна и председатель Комитета архивного дела и организационного обеспечения – начальник отдела архивного дела Минкультуры Бороноева Дарима Цыбиковна. С докладом о состоянии архивного дела в муниципальном образовании «Окинский район» выступила Путункеева Елена Петровна, начальник отдела по делам архивов Администрации муниципального образования «Окинский район».
На торжественном собрании состоялась церемония вручения приветственного адреса от руководства Минкультуры и подарка от отдела архивного дела Минкультуры и муниципальных архивов отделу по делам архивов АМО «Окинский район», после чего прошла церемония награждения и чествование ветеранов архивного дела Окинского района.
Памятным нагрудным знаком Федерального архивного агентства со 100-летием государственной архивной службы России награждены Спасенкина Лариса Михайловна, начальник архивного отдела Администрации муниципального образования «Кабанский район» и Жужаева Энгельсина Алексеевна, ветеран архивного дела Окинского района. Специалисты организаций - источников комплектования отдела по делам архивов Администрации МО «Окинский район», ответственные за делопроизводство и архив, были награждены Благодарностями министра культуры Республики Бурятия.
Далее состоялся семинар для организаций - источников комплектования отдела по делам архивов Администрации МО «Окинский район» по вопросам экспертизы ценности документов, формированию дел и составлению описей.
При проведении заседания Экспертно-проверочной комиссии была продолжена практика использования элементов ролевой игры при рассмотрении описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций – источников комплектования. Однако в этом году в роли экспертов выступили не только руководители муниципальных архивов, но и специалисты организаций, которые непосредственно проводили экспертизу ценности документов и составляли описи. Специалисты организаций-источников комплектования архива Окинского района получили возможность посмотреть на подготовленные ими описи дел глазами экспертов комиссии, а участие в проведенном ранее семинаре помогло специалистам увидеть допущенные ошибки и недочеты.
Новый формат придал открытость и практико-ориентированность заседанию Экспертно-проверочной комиссии.
В рамках выездного заседания ЭПК прошел и семинар-совещание для руководителей архивных отделов администраций муниципальных образований Республики Бурятия, на котором прошло обсуждение практических вопросов архивного дела.
10 августа состоялся круглый стол об исполнении пунктов протокола Совета по культуре и искусству при Главе Республики Бурятия от 15 января 2018. Открывая круглый стол Дарима Цыбиковна Бороноевна, председатель Комитета архивного дела и организационного обеспечения отметила, что на 1 января 2018 года в 8 муниципальных образованиях (Баунтовском, Бичурском, Курумканском, Муйском, Мухоршибирском, Северо-Байкальском, Тарбагатайском, Хоринском районах) в структуре администрации отсутствуют подразделения, непосредственно выполняющие полномочия органа местного самоуправления по управлению архивным делом на территории муниципального образования. В Кабанском и Кяхтинском районах необходимо решить вопрос о выделении нового помещения для размещения муниципального архива. В Кижингинском, Тункинском районах необходимо принять меры по созданию нормативных условий хранения документов в муниципальных архивах. Главам всех вышеперечисленным районов было рекомендовано решить поставленные вопросы.
Во время круглого стола была заслушана информация по муниципальным архивам о ходе решения в муниципальных образованиях поставленных задач.
Заключительным мероприятием официальной программы выездного заседания ЭПК стала экскурсия в отдел по делам архивов АМО «Окинский район».
Архив Окинского района является единственным муниципальным архивом, размещенном в отдельно стоящем здании, которое отвечает всем нормативным требованиям. Архив имеет все необходимые помещения: выставочный и читальный зал, клиентский зал, комнату для акклиматизации документов, рабочие комнаты сотрудников, архивохранилище.
